Outsourcen van IT: wel of niet interessant?

Bij het oprichten van een bedrijf, is de IT in eerste instantie vaak bijzaak. Een laptop, Office-pakket en internet zijn veelal voldoende voor een startende ondernemer. Vervolgens wordt het bedrijf succesvoller en is er meer IT-apparatuur nodig. Nieuw personeel zal ook een laptop moeten hebben, waarop alle programma’s draaien, en iedereen moet bij de belangrijkste documenten en data kunnen. Heel belangrijk voor het bedrijf, maar voor de ondernemer is het nooit de bedoeling geweest om zo veel tijd kwijt te zijn aan het aanschaffen, instellen en onderhouden van laptops, pc’s, IT-systemen en software. Daarom kiezen ze er vaak voor om dit onder te brengen bij een externe partij. Outsourcen van IT-diensten. Alleen dan kan de ondernemer zich weer bezighouden met zijn core business.

Outsourcing is natuurlijk niet alleen voor de kleinste bedrijven interessant. Bij grotere (mkb-)organisaties is het alleen vaak niet de zorg van de ondernemer zelf, maar van de IT-manager die ‘zijn’ IT op de meest efficiënte manier wil veiligstellen. Het is aan hem of hij het onderhoud en de monitoring in eigen hand wil houden of dat hij zichzelf de tijd gunt om zich op innovaties en IT-ontwikkelingen te focussen.

Financiële verantwoording IT-keuzes

De focus op uw core business betekent dat u extra hulp nodig heeft voor IT. Deze keuzes zijn daarom per definitie een lastige afweging, waarin u kosten van twee verschillende situaties tegenover elkaar moet afwegen. Want te hoge kosten, daar wordt u op afgerekend. En aangezien IT-apparatuur regelmatig aan vervanging toe is, en diverse nieuwe richtlijnen of ontwikkelingen steeds sneller gemeengoed worden, is het een veelvoorkomende taak om bepaalde IT-investeringen te verantwoorden richting de financiële manager.

De kosten voor outsourcing van IT-diensten zijn in de meeste gevallen goed te verantwoorden, omdat de besparingen vooraf duidelijk zijn. Tegenover een IT-medewerker en incidentele aanschaf bij uitbreiding of uitval, staat betalen per maand voor alleen datgene dat u daadwerkelijk aan IT gebruikt. Het is de meest flexibele en schaalbare oplossing. Daarnaast brengt het outsourcen van IT, door middel van Software as a Service (SaaS), met zich mee dat u geen of een kleinere computerruimte in eigen huis hoeft te hebben. Dit zal aanzienlijke besparing opleveren op de energiekosten.

Sociale aspect

Hoewel kosten van IT-systemen, personeel en energie belangrijk zijn, heeft een ondernemer of IT-manager ook te maken met het sociale aspect. Vooral bij grotere bedrijven lopen er gerust acht automatiseerders rond. Wat gebeurt er met hen als een groot gedeelte van uw IT in de cloud komt te staan en dit door een SaaS-partij wordt gefaciliteerd? Kunnen zij bij diezelfde partij aan de slag? Tegenwoordig is zelfs dat niet te gek om aan de SaaS-leverancier te vragen. Want wellicht hebben zij wel extra handen nodig, als u uw IT-behoefte bij hem inkoopt .

De lastige vragen

Nu klinkt outsourcen als een geweldige keuze, maar er zijn ook lastige vragen die beantwoord moeten worden. Wat is de meest veilige oplossing voor uw data tegen een betaalbare prijs, nu en op termijn?

• Wat is voor onze data beter: de goedkope public cloud of de veilige private cloud?
• Wilt u al uw data naar de cloud brengen, of een deel?
• Is dubbel uitvoeren de extra kosten waard?
• Hoe veilig is het datacenter en uw data?
• Wordt de data bij outsourcen gespiegeld en zo ja, waar? In hetzelfde datacenter of elders? Of misschien wel in het buitenland?
• Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt en waar staat de laatste?
• Wat zijn de kosten als u klantspecifieke wensen heeft?
• Kan de data gehackt worden?
• Hoe groot is de vertraging (latency) van de data, indien deze buiten de deur staat?
• Aan welke wetten en regels moet u voldoen en kan de SaaS-aanbieder daarbij helpen?
• Wanneer is de migratie volledig afgerond en wie helpt u daarbij?
• Hoe ziet uw exit-plan eruit bij bijvoorbeeld faillissement van de datacenterpartij?

Vooral dit laatste is iets wat vaak pas te laat wordt uitgezocht. Denk goed na over het eventueel terughalen van uw data en de tijdsduur ervan en zorg dat u de baas over uw data blijft!

Beschikbaar­heid van data

Als het de investering waard is, is het zelf spiegelen van data een goede optie om de beschikbaarheid van uw data te garanderen. Met deze spiegeling heeft u de data op twee verschillende locaties staan, of én in een datacenter én bij uzelf ‘on-premise’. Is de ene verbinding of server uitgevallen, dan kunt u door deze spiegeling nog wel bij uw data terecht. Tevens kunt u dan gebruikmaken van de gespiegelde data voor uw specifieke wensen.

Verder hangt de beschikbaarheid samen met de fysieke en databeveiliging. Een datacenter waar de clouddiensten zijn ondergebracht kan voor maximaal mogelijke beschikbaarheid zorgen, door de locatie en uw data te beschermen. In de meest optimale situatie weet niemand waar het datacenter precies staat, zit er een gracht om het gebouw heen, moet u door meerdere toegangspoorten, heeft u een code nodig voor de betreffende ruimte en is het rack op rack-niveau fysiek beveiligd. Wat de databeveiliging betreft, is het belangrijk om te weten of er versleuteling (encryptie) wordt toegepast bij het versturen van uw data en of het veilige (VPN-)verbindingen zijn naar de buitenwereld.

Meer informatie

Heeft u de keuze gemaakt voor data-opslag in en/of software vanuit de cloud, dan kunt u meer informatie vinden in mijn andere blog. Met name de veiligheid ervan staat centraal. Ook kunt u uiteraard bij mij terecht met uw vragen.