W.T. Group realiseert IT migratie VORM naar De Nieuwe Maaskant op tijd dankzij Rittal HCP Edge

Sinds herfst 2020 heeft projectontwikkelaar en bouwbedrijf VORM het gebouw De Nieuwe Maaskant  in de Rotterdamse Schiehaven als hoofdkantoor in gebruik. Aan de IT in het gebouw, en in het bijzonder aan de serverracks, zijn bijzondere eisen gesteld. VORM en de vaste IT dienstverlener W.T. Group hebben gekozen voor een Rittal HCP die, gescheiden door een glazenwand, voor iedereen zichtbaar is en het belang van IT voor het bedrijf accentueert.

Samenwerking W.T. Group en VORM

Maarten van der Hoek is de eigenaar en directeur van de W.T. Group: “Van oorsprong zijn wij een traditionele IT dienstverlener. Toen begin deze eeuw VORM klant werd was dat voor gewone IT diensten, zoals security software. Ons bedrijf telde toen een half dozijn medewerkers. Over de jaren is het portfolio uitgebreid. We hebben tegenwoordig een sterke focus op cloud, trainingen en privacy. De organisatie is uitgegroeid naar ruim 50 medewerkers. Een aantal daarvan werkt zo goed als dedicated bij en voor VORM.”

De lange samenwerking heeft geleid tot een innige band. Van der Hoek is kind aan huis bij VORM. Met vaste regelmaat spreekt hij, samen met IT Manager VORM Peter Orgelist, de directie van VORM over  alles dat met IT en data te maken heeft. Gezamenlijk ontwikkelen ze data strategieën. Dat is nodig omdat ook de bouwsector zwaar leunt op digitale data en processen waaraan hoge eisen worden gesteld.

Gebouw De Nieuwe Maaskant

Snel na de aankoop van De Nieuwe Maaskant door VORM bleek dat het gebouw te klein was voor de circa 350 medewerkers. Met verbouwingen kon dat niet worden opgelost. De oplossing bleek even simpel als geniaal. Men heeft een prefab etage op vier kolommen geplaatst. Die dragers staan in het gebouw en vallen zo amper op.

Voor de IT waren er ook de nodige uitdagingen, die allemaal zijn opgelost. Van der Hoek: “De bedoeling was De Nieuwe Maaskant te verbouwen en dan kort voor oplevering de IT infra, inclusief werkplekken, te migreren van de oude naar de nieuwe locatie. In het nieuwe pand was ruimte gereserveerd voor een serverruimte waar nieuwe serverracks zouden komen. De oude waren toe aan vervanging en konden dus ook niet op de nieuwe locatie gebruikt worden.”

Problemen van 2020

Begin 2020 waren er echter opeens twee grote en totaal onvoorziene problemen. Het eerste probleem was de uitbraak van Covid-19. Van de ene op de andere dag waren geen fysieke bijeenkomsten meer mogelijk en alle werkplekken moesten als remote werkplek worden ingericht. Ondertussen was de verbouwing van De Nieuwe Maaskant wel al gestart en de oplevering moest als gepland doorgaan.

Terwijl VORM en W.T. bezig waren met de uitdagingen rondom de pandemie bleek de eerste keuze voor de nieuwe serverruimte niet realiseerbaar. Na drie maanden overleg met de beoogde leverancier bleek dat onder andere de stroomvoorziening van de voorgestelde serverrack oplossing slechts als één fase systeem leverbaar te zijn.

“De Nieuwe Maaskant is een prachtig gebouw,” legt Van der Hoek uit. “Het probleem is echter dat we te maken hebben met een monument dat aan de buitenzijde en aan de binnenkant zoveel mogelijk ongewijzigd moet blijven. De constructie van het gebouw speelt ook een rol. De vloeren zijn natuurlijk niet ontworpen om serverracks te dragen.”

Die beperkingen leidden tot de harde eis van W.T. en opdrachtgever VORM voor serverracks met geïntegreerde koeling en blusinstallatie. Bij die eis is een drie fase stroomvoorziening ook echt nodig. Gelet op de andere faciliteiten die VORM nodig heeft, zoals een groot aantal oplaadpalen, was het onbespreekbaar die eis te laten vallen.

Van der Hoek: “Na drie maanden moesten we vaststellen dat we een probleem hadden. De beoogde leverancier kon helaas niet voldoen aan de gestelde wensen met betrekking tot de stroomvoorziening. Dat was een enorme tegenslag, want binnen twee maanden moest het pand worden geopend.”

Contact met Rittal

Maar Van der Hoek en zijn vaste aanspreekpunt bij VORM, IT Manager Peter Orgelist, werden wel collegiaal op Rittal gewezen als mogelijk alternatief. Het toeval was daarbij dat zij jaren geleden al eens op een beurs de Rittal Hybrid Cloud Package hadden gezien. Het balletje ging daarom ook heel snel rollen. Met een paar muisklikken en een chat was het contact gelegd. Jerry Mesu Accountmanager RiMatrix van Rittal: “De manier waarop het contact tot stand komt zie ik vaker. Iemand bezoekt onze website voor algemene informatie. Via de chat of mail contact komt er dan een vraag. In dit geval was de vraag heel concreet, men wist precies wat wel en wat niet nodig was. Daardoor konden we echt heel snel schakelen.”

 Dat snelle schakelen was ook nodig, omdat de tijdsdruk zo hoog was. Het was door Covid-19 echter onmogelijk op de locatie af te spreken om de wensen en mogelijkheden goed door te nemen. Hierdoor is bij de bestelling een fout gemaakt die gelukkig snel kon worden hersteld. “Doordat we ons op de plannen van de vorige leverancier oriënteerden zijn er racks van 1000mm diepte besteld. Die fout viel pas op toen de bestelling was geplaatst,” zegt Van der Hoek. “Ik heb direct contact opgenomen met Jerry die als oplossing een extensie frame voorstelde. Daarmee kon de bestelling en uitlevering gewoon doorgaan.”

Jerry: “De gekozen oplossing, de Rittal HCP-Edge-L, leveren wij normaal volledig gemonteerd en klaar voor aansluiten op. Dat was bij De Nieuwe Maaskant niet mogelijk, omdat het gebouw op het moment van levering geen goedgekeurde lift had. De toegestane vloerbelasting is ook te gering om een gemonteerd rack te verplaatsen. De enige mogelijkheid was de drie racks die deze HCP-Edge-L configuratie vormen als onderdelen aan te leveren en vervolgens op locatie te monteren. Toen is ook het extensie frame aan het serverrack bevestigd, zodat de diepe hardware alsnog kon worden geplaatst.”

Prachtig resultaat

Dit alles moest gebeuren midden in een pandemie met beperkingen voor de installateurs. In een gebouw dat gerenoveerd werd, dat nog niet voorzien was van alle stroom en ook nog niet van voldoende koeling. Dat laatste kon pas worden gerealiseerd nadat de vierde etage op het gebouw was gehesen.

Rittal is er in geslaagd binnen de gestelde termijn te leveren. Omdat het overgrote deel van de productie in de EU plaatsvindt waren de levertijden goed in te plannen. De montage in de serverruimte van het nieuwe VORM pand is vlekkeloos verlopen. Orgelist: “De IT migratie kon ondanks alle eerdere tegenslagen binnen het gereserveerde tijdslot plaatsvinden. De medewerkers hebben geen downtime ervaren. Dat is een prachtig resultaat.”

Gebouw De Nieuwe Maaskant in juni 2021

Medio juni was er voor het eerst voor Jerry en zijn collega’s de mogelijkheid De Nieuwe Maaskant te bezoeken. Bij het volgen van de route naar de vergaderruimtes in het pand passeert elke bezoeker de serverruimte. Een wand daarvan is van glas. Daarmee geeft VORM nadrukkelijk een boodschap mee: in de bouwwereld draait alles om IT, applicaties en data.

VORM en Rittal kenden elkaar tot een jaar geleden niet of nauwelijks. W.T. Group was de verbindende schakel. In een paar maanden tijd en onder hoge druk heeft men gezamenlijk het gewenste doel behaald. Het resultaat mag er zijn, zoals uit de foto’s blijkt.

Zowel VORM als W.T. gebruiken de foto’s van de HCP in de externe communicatie. VORM laat zo zien een datadriven organisatie te zijn die voorop loopt bij het omarmen van nieuwe technologie. W.T. laat zien dat het ook op dit vlak van projectmanagement zijn mannetje staat. Rittal heeft in uitzonderlijke tijden met een flexibele houding en korte levertijden mogelijk gemaakt dat VORM binnen de gestelde deadlines de verhuizing van Papendracht naar Rotterdam heeft gerealiseerd.